Como implementar o Daily Scrum
Daily Scrum é, basicamente, uma reunião diária, que deve durar até 15 minutos.
Essa conversa visa entender o que já foi feito, o que precisa ser colocado em prática naquele dia e também identificar gargalos que estejam impossibilitando o andamento dos processos.
Além de alinhar os pontos da Sprint, a Daily Scrum é importante, porque mantém a comunicação constante entre a equipe. Ou seja, mantém todos cientes do rendimento e da conclusão das etapas do trabalho.
Garante também que a equipe esteja sempre engajada a encontrar soluções colaborativas para realizar possíveis ajustes no planejamento.
O coração do Scrum: inspeção e adaptação na Daily Scrum
O time Scrum de desenvolvimento usa a Daily para inspecionar o avanço da Sprint e buscar os incrementos necessários para que a equipe consiga atingir as metas definidas no Sprint. É nessa reunião que o time consegue se auto-organizar de forma mais produtiva.
Conforme resumiu a Scrum.org, a Daily Scrum melhora a comunicação, elimina a necessidade de outras reuniões, identifica e permite a correção imediata dos impedimentos para o desenvolvimento da Sprint, destaca e promove a tomada rápida de decisão e melhora o nível de conhecimento da equipe.
A Daily Scrum é, basicamente, a chave para a inspeção e a adaptação como Cultura Ágil.
Quem participa da Daily Scrum?
Toda a equipe de desenvolvimento da Sprint deve participar da Daily Scrum, sendo altamente desejável que o Product Owner (PO) e o Scrum Master (SM) participem também.
É importante que o Scrum Master exerça seu papel de evangelizador da Cultura Ágil na organização, mas que abra espaço para o próprio time conduzir a reunião de Daily Scrum, focando sempre em oferecer autonomia.
Então, caso ele não esteja presente na Daily, é ideal que o time consiga conduzir tranquilamente.
As 3 principais perguntas do Daily Scrum
Ter em mente as três principais perguntas para a realização da Daily Scrum garante, então, a organização e a agilidade que todos almejam ao implementar a metodologia do Scrum.
Sendo assim, veja as três questões que permitem que todos os membros e o líder de equipe estejam iniciando o dia pelo mesmo ponto de partida:
“O que você fez ontem?”
Essa pergunta é uma das principais métricas de realização de tarefas que uma equipe pode ter durante a reunião.
Saber “o que” e “quanto” outra pessoa fez no dia anterior é primordial para entender qual o tamanho do próximo passo que será dado por ela.
Se um membro da equipe não conseguiu realizar muitas tarefas das que estavam programadas para o dia anterior, é sinal de que algum problema está em seu caminho.
Essa situação precisa ser resolvida com urgência (embora não durante a reunião) – direcionamento para a terceira pergunta do Daily Scrum.
Da mesma forma, se esse cenário for real, isso determina que ele não estará apto a realizar as tarefas que havia programado para o dia vigente.
Ou seja, ele precisará reorganizar e rever as prioridades daquele dia de Sprint.
“O que você fará hoje?”
Passada a primeira pergunta, agora é necessário que os membros respondam o que será feito naquele dia.
Tão importante quanto a pergunta anterior, essa mede o senso de urgência das tarefas e permite que os membros estejam cientes da responsabilidade direcionada a cada um.
“Existe/existiu algum impedimento no seu caminho?”
É extremamente necessário entender quais são as dificuldades da realização das tarefas.
Nesse caso, é importante que os membros sejam francos uns com os outros. Os impedimentos no caminho de um Sprint podem ser vários, inclusive, pessoais.
Infelizmente, nem todos os dias são os dias em que estamos incrivelmente motivados.
Além disso, pode acontecer de algum membro da equipe estar com dificuldades no desenvolvimento de alguma tarefa por falta de capacitação adequada.
Nesse caso, vale a pena insistir na pergunta caso desconfie de algo parecido.
As organizações precisam estar cientes das necessidades de treinamento de seus colaboradores para que toda a equipe esteja orientada e direcionada a encontrar soluções ágeis para que o processo não pare no meio do caminho.
A partir da franqueza dos impedimentos a equipe busca o apoio e a colaboração entre si para que progresso da Sprint não seja prejudicado.
Jeff Sutherland cita no livro dele “Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo” que a reunião diária não deve ser somente um relatório individual e a compara com uma abordagem de jogo de Rugby, em que os atletas se reúnem e um diz “Estou tendo dificuldades com aquele defensor” e o outro diz “Deixa comigo, vou abrir espaço para você”.
A principal ideia é afastar a passividade. Um membro do Time Scrum pode achar que uma atividade vai levar um dia inteiro e o outro membro consegue ensiná-lo um caminho que demora apenas uma hora.
No texto “desvendando o scrum de uma vez por todas” falamos sobre a importância da inspeção e adaptação e a Daily Scrum é um dos principais eventos para tal.
Para entendermos de uma vez o objetivo da Daily Scrum, existe um acrônimo em inglês visto no blog do Martin Fowler que destaca e resume os principais progressos que esperamos ter com a Daily Scrum:
GIFTS (Good Start, Improvement, Focus, Team, Status)
G – Good Start:
A Daily Scrum é uma prática que pode ser um rito para começar o seu dia, isso tem alguns pontos que podem afetar negativamente a produtividade da sua equipe, mas que sendo bem estruturados transformam-se em uma boa rotina para o início do seu dia!
I – Improvement:
Conforme falamos sobre a adaptação e a cultura de encontrar soluções rápidas para os desafios, a Daily influencia diretamente na melhoria contínua.
F – Focus:
É importante que toda a equipe tenha consciência sobre qual o foco da Sprint Backlog e não se perca com demais atividades que não forneçam o progresso necessário.
T – Team:
Com times auto-organizáveis a Daily estimula o senso de equipe e promove o entendimento de todos sobre a Sprint.
S – Status:
Há um mito que a Daily Scrum é basicamente uma reunião de atualização de status. Em uma reunião de status, os participantes fornecem uma atualização sobre o andamento de suas tarefas para outras pessoas).
Porém, a Scrum.org publicou um artigo derrubando esse mito, dizendo que apesar de a Daily Scrum também atualizar o status das ações da Sprint, o objetivo vai muito além, conforme pudemos ver inclusive neste acrônimo.
E depois da Daily Scrum?
Um dos principais artefatos para o desenvolvimento do Scrum são os quadros de gestão mantidos à vista, sendo assim, é crucial que a cada progresso identificado dentro da Daily Scrum o Product Owner (PO) inspecione se o time está atualizando os quadros da Sprint Backlog.
Bom, agora que você já conhece a teoria por trás da Daily Scrum e já confia na sua importância e eficácia, vou te apresentar um manual de boas práticas: o Tratado Daily Scrum. São 8 regras que dividem em dois os mundos das reuniões, de um lado a Daily Scrum raiz e do outro as demais reuniões.
TRATADO DAILY SCRUM
1) Se prepare antes!
É anticultura ágil chegar na reunião sem saber exatamente como irá responder as três perguntas da Daily.
É papel do membro do Time de Desenvolvimento da Scrum se preparar para a reunião e se organizar para apresentar de forma clara o seu progresso e seus impedimentos.
2) 15 minutos é mais do que o suficiente
O Scrum é constituído de times pequenos. Algumas literaturas dizem que, contando com o Scrum Master e Product Owner, o time não deve conter mais do que 12 pessoas, sendo assim, cada um tem pouco mais do que um minuto de espaço de fala.
Sem interrupções e com foco na produtividade da reunião, é mais do que possível.
3) O melhor horário para a Daily Scrum é pela manhã
A Daily Scrum realizada durante as Sprints geralmente é feita na parte da manhã. Isso porque ao iniciar o dia de trabalho é preciso perceber qual o cenário atual. Além disso, ajuda a identificar quais são as atividades prioritárias que garantirão o bom proveito do tempo de trabalho.
Sendo assim, se seu horário de trabalho começa às 8, programar sua Daily Scrum para às 8:30h, por exemplo, é uma boa prática, assim todos podem chegar com calma, ler seus e-mails, organizar o seu dia e se preparar para a Daily Scrum.
4) Se mantenham perto. Nada de cada um em um canto da sala!
Jeff Sutherland compara as reuniões com o momento de Huddle, no Rubgy, em que a equipe se aproxima, entrelaça os braços e conversa sobre as táticas do jogo.
O ponto principal é estarmos todos realmente ligados no objetivo da Daily Meeting e envolvidos com o que o outro está falando.
Isso porque, muitas vezes, nessas reuniões, as pessoas ficam afastadas, somente esperando seu momento de falar, de maneira passiva.
Então, promova um ambiente próximo para a sua Daily Scrum e integre os participantes.
Conselho: “Same place, same time”. O ideal é fazer as Dailys no mesmo lugar e no mesmo horário, isso ajuda a criar rotina. Quando criamos rotina, evitamos de marcar outros compromissos e conseguimos nos planejar melhor!
5) Anotar e resolver depois
Regra de ouro para a produtividade, não podemos ser passivos na Daily Scrum, mas sim prestar atenção no que o outro está dizendo e buscar/oferecer auxílio para o incremento do progresso do time.
Então, assim que conseguirmos identificar um impedimento que podemos ajudar devemos nos pronunciar na hora. Por exemplo, ao ouvir “Meu impedimento foi ao realizar um pagamento para o fornecedor” você pode dizer “Consigo te auxiliar nisso!”. Dessa forma, a outra pessoa deve anotar e após a reunião a dupla segue para resolver o impedimento.
Ou seja, anota o problema e resolve depois!
6) Autonomia em primeiro lugar
Devemos lembrar que a Daily Scrum não é um report para o PO ou para o Scrum Master. O time é auto-organizável e deve posicionar a comunicação para TODOS.
Inclusive, uma boa prática é revezar a facilitação e não centralizá-la no PO ou no Scrum Master, para gerar engajamento e autonomia de todos.
Quando só um facilita, tendemos a voltar nossa fala para essa figura, muitas vezes deixando até de olhar para o resto do time.
Lembra da regra número 4? Aqui, é sobre poder ver novamente a importância de um posicionamento mais próximo entre a equipe!
7) Se não está gerando valor, está errado
Podemos perceber que o mais difícil não é começar a realizar as Daily Scrum, mas sim continuar a fazê-las. Muitas vezes as equipes deixam de lado a prática dizendo que com o tempo não estavam mais fazendo sentido ou estavam repetitivas.
Nesse caso, é preciso repensá-las e voltar neste Tratado Daily Scrum para revisitar as regras e, quem sabe, criar outras e contar pra gente.
O importante é que você e seu time vejam valor e se preocupem com a inspeção e adaptação nos projetos de Scrum.
8) Saiba finalizar a Daily Scrum
Não deixe que a reunião se estenda. Assim que toda a equipe falar, estabeleça um fim claro e chame o time para voltar a trabalhar. Muitas vezes após a reunião nossa energia fica baixa e ficamos perdidos dentro da sala, um bom exemplo é: “Ótima reunião, pessoal, agora vamos voltar ao trabalho!”
